Вопрос по организации информации

Задумался об оптимизации и правильной организации рабочей информации. Её у меня много: всевозможные отчеты, таблицы, комментарии, интервью, диктофонные расшифровки и т.п. И чем больше появляется такой информации, тем сложнее с ней работать и находить необходимые данные. Идеальным выходом для меня был бы какой-нибудь инструмент, позволяющий присваивать каждому файлу вне зависимости от типа определенные теги, а также проводящий гибкий поиск по ним. Кто-нибудь знает что-то похожее?

И, кстати, чтоб два раза не вставать: Outlook 2003 меня убивает. Посоветуйте какой-нибудь удобный и гибкий менеджер контактов.